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El uso de herramientas digitales para realizar reuniones de manera telemática se ha visto incrementado notablemente durante los últimos años. Tanto que las principales aplicaciones que se utilizan para este tipo de actividades han experimentado un crecimiento absoluto. Zoom -por ejemplo- pasaba ya en el 2020 de 10 a 300 millones de participantes.

Cifras que también han visto multiplicarse los creadores de Microsoft Teams o Google Meet. Y que demuestran cómo las rutinas de trabajo están en constante cambio. Llevar los encuentros con nuestros compañeros de trabajo, asociados o proveedores a un plano virtual nos ayuda a conciliar estos momentos de reunión con otras gestiones de nuestra agenda, y potencia una dedicación más cuidada a las labores del día. Son muchos y notorios los beneficios que comenzamos a observar cuando damos el paso a este “nuevo” formato de trabajo.

BENEFICIOS DE LAS REUNIONES ONLINE

Cuando utilizamos nuestros dispositivos tecnológicos para fomentar las relaciones laborales y el trabajo en conjunto, estamos abriendo la puerta a un nuevo sistema que puede brindarnos muy buenos resultados.

En Canal Sénior vamos a acercarnos a algunas de estas aplicaciones. Zoom, Google Meet o Microsoft Teams son diferentes opciones de herramientas digitales que contribuyen a múltiples beneficios:

Una mejor gestión de la agenda

A la hora de planificar una reunión con el equipo de trabajo, es muy común encontrarse con la dificultad de encontrar un punto viable en el horario de todos los implicados. Dificultades que se multiplican cuando salimos de nuestra propia esfera y lo llevamos a reuniones con personas que no se encuentran en nuestro mismo espacio.

Precisamente por esto, cuando tenemos una reunión telemática, lo que estamos haciendo es minimizar el tiempo de espera, de desplazamiento hasta el lugar fijado para el encuentro, y todos los factores a los que se les involucra en este proceso. De este modo nos olvidamos de las pérdidas de tiempo en el camino, la problemática de los atascos, los costes en movilidad que implica y todas esas cuestiones externas que influyen a la hora de asistir de manera presencial a una reunión.  

Con las reuniones online la única preocupación que nos puede surgir es la de estar conectados a Internet a la hora indicada. Desde el mismo puesto de trabajo o donde se considere adecuado en función del momento, la persona podrá acudir a su cita siendo totalmente puntual y pudiendo dedicar su tiempo -hasta el último momento- a lo que vea oportuno.

Fácil de cuantificar

Si queremos llevar una medición lo más ajustada posible a la realidad, las reuniones telemáticas son siempre nuestra mejor opción. Al utilizar cualquiera de las aplicaciones que nos permiten desarrollar encuentros de este tipo, siempre se nos va a dar acceso a un registro de datos que pueden ser de gran utilidad.

Tanto para cuestiones de tiempo como de rendimiento, utilizar herramientas que nos monitoricen lo que estamos haciendo, vuelca información sobre la propia reunión y a su vez nos permite ser conscientes de pequeños detalles que quizás en un encuentro presencial no estaría a nuestro alcance. También se potencia una mayor comunicación y participación de todos.

Mayor colaboración

Este tipo de situaciones alimentan un mayor control y dinamismo del encuentro. Contribuyen a mantener focalizadas a las personas en el tema a tratar ya que se alejan todos los agentes externos que podrían influir en la presencialidad.

Además, de esta forma también estamos contribuyendo a que las personas que forman parte de la reunión puedan colaborar de manera activa y aprovechar realmente el encuentro, con utilidades como la de compartir pantalla o la de grabar una reunión.

HERRAMIENTAS DIGITALES PARA REUNIONES: ZOOM

Zoom es una de las plataformas que más popularidad ha ganado en los últimos años. ¿El motivo? Su facilidad de uso y su versión gratuita de gran alcance. Aunque en su versión de pago Zoom admite hasta 1.000 participantes en una misma reunión, en su versión gratuita no se queda atrás y permite un total de 100 usuarios conectados al mismo tiempo.

Esta aplicación se caracteriza principalmente por:

• Ofrecer la posibilidad de compartir pantalla, así como imágenes y documentos con otros usuarios.
• Permitir tanto al creador de la reunión como a los que a ella se conectan que se grabe la pantalla. De esta forma se puede llevar un seguimiento e incluso se abre la puerta a un segundo visionado en caso de necesidad.
• Contar con opciones de seguridad como pueden ser las contraseñas y las salas de espera.
• Disponer de diferentes fondos virtuales que pueden cambiarse en todo momento por el usuario. Esta función puede ser realmente útil cuando no queremos que se muestre lo que tenemos a nuestra espalda.

HERRAMIENTAS DIGITALES PARA REUNIONES: MICROSOFT TEAMS

Más enfocada al ámbito empresarial, Microsoft Teams permite que se reúnan hasta 250 participantes en su versión gratuita. Pero en su versión de pago, la plataforma da accesibilidad a un número mucho más elevado: 10.000. Con funciones de chat, videoconferencia y almacenamiento en la nube, Teams funciona de manera efectiva para empresas, ¡pero también puedes hacer uso de ella en un ámbito más personal! Su eficiencia se adapta al contexto en el que decidas utilizarla.

Microsoft Teams cuenta con las siguientes características:

-Al igual que Zoom, también se abre a la posibilidad de compartir pantalla y otros documentos a través de su plataforma.

-Permite la grabación de la reunión, para poder revisarla en cualquier momento y dejarla guardada en el ordenador o el dispositivo de nuestra elección.

–Opciones de seguridad como contraseña, sala de espera y otras utilidades.

-Como elemento diferenciador, al pertenecer a Microsoft nos da la opción de integrarse con otras herramientas del grupo, como pueden ser Outlook y SharePoint.

HERRAMIENTAS DIGITALES PARA REUNIONES: GOOGLE MEET

Integrada en Google Workspace, Google Meet se ha consolidado como una de las herramientas más utilizadas. Su versión gratuita permite hasta 100 participantes, mientras que en su formato de pago pueden conectarse hasta 250. Dirigida mayoritariamente a funciones empresariales, la plataforma de Google puede utilizarse en cualquier ámbito.

En el caso de esta aplicación, sus características siguen la línea de las anteriores:

-Posibilidad de grabar la reunión para almacenaje o utilización posterior.

-Capacidad para compartir pantalla y mostrar lo que ve en su ordenador a otras personas que se encuentren conectadas.

-Opciones de seguridad.

-Tal y como sucedía con Teams, al pertenecer -en este caso- a Google, esta herramienta nos permite vincularse a otras del mismo grupo como pueden ser Calendar y Drive, facilitando así los procesos previos al evento en sí.

¿QUÉ HERRAMIENTA ELEGIR?

La elección de una u otra herramienta digital para realizar reuniones dependerá de las necesidades específicas del usuario. Cada usuario tendrá que elegir en función del uso que vaya a hacer de estas aplicaciones que -aun compartiendo muchas características y funcionalidades- cuentan también con elementos distintivos que pueden ser clave a la hora de decantarnos por una de ellas.

Es cierto que cada una de estas plataformas para videoconferencias posee un enfoque diferente. En Zoom destaca su carácter intuitivo, soliendo ser la elección preferida de quien busca una herramienta gratuita que sea fácil de usar. Teams es ideal para quienes hacen uso de muchas aplicaciones de Microsoft, ya que será más sencillo relacionarlo con el resto de sus aplicaciones. Y lo mismo sucede en el caso de Google Meet para las personas que utilizan de manera activa otros elementos de Google.

¡La elección debe radicar en lo que el usuario ponga como prioridad!

Puedes inscribirte en la clase del 29 de abril sobre ‘Herramientas prácticas para trabajo de las asociaciones: sácale el máximo partido a WhatsApp Business’ para seguir ahondando en cómo las plataformas nos ayudan a trabajar con nuestra asociación.

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